MAKALAH
SISTEM INFORMASI
EKSEKUTIF KEPEGAWAIAN
STUDI KASUS PADA SISTEM INFORMASI
EKSEKUTIF UNTUK APLIKASI PENGANGKATAN DAN PENGEMBANGAN KARIR PEGAWAI PADA BADAN
USAHA X
Dosen
Pengampu : Endang Kurniawan,S.Kom,M.M
Disusun Oleh :
NI’MAH AKBAR HABIBIE (4113012)
MOCH. RIZAL
BAHTIAR
|
(4113080)
|
FIKRI
|
(41130 )
|
ABDUL LATIF
|
(41130 )
|
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS
PESANTREN TINGGI DARUL ‘ULUM
JOMBANG
2015
KATA PENGANTAR
Puji syukur atas kehadirat Tuhan , sehingga penulis
bisa menyelesaikan makalah yang berjudul “SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
KEPEGAWAIAN”.
Penulis tidak lupa juga
mengucapkan terimakasih kepada ;
1.
Bapak Endang Kurniawan S.Kom yang
menjadi dosen pengampu sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah yang
berjudul “SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF KEPEGAWAIAN”;
2.
Dan teman-teman yang telah memberikan
dukungan, semoga makalah ini dapat menjadi referensi dalam mata kuliah sistem
informasi eksekutif.
Penulis berharap dengan adanya makalah ini dapat
membantu peserta didik khususnya mata kuliah sistem informasi eksekutif untuk
dapat memahami sehingga standar kompetensi yang diharapkan dapat tercapai.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini
banyak terdapat kekurangan, dan penulis berharap pembaca dapat memberikan
masukan agar penyusunan makalah ini menjadi lebih baik.
Jombang, Oktober 2015
Penulis
2
DAFTAR ISI
KATA
PENGANTAR……………………………………………………….......2
DAFTAR
ISI……………………………………………………………….........3
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang……………………………………………………….....4
1.2. Rumusan
Masalah……………………………………………………....4
1.3. Tujuan…………………………………………………………………..5
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Sistem Informasi
Eksekutif……………………………………………...6
2.2. Peranan SIE pada
kepegawaian………………………………………..12
2.3. Implementasi
bentuk studi kasus badan usaha x……………………........12
BAB III PENUTUP
3.1.
Kesimpulan…………………………………………………………….........15
DAFTAR
PUSTAKA…………………………………………………………....16
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG
Dengan berkembangnya
teknologi informasi, mengubah manusia dalam menyelesaikan semua pekerjaannya.
Tidak hanya dalam pekerjaannya saja tetapi dalam segala aspek kehidupan
manusia, seperti pada saat pencarian informasi, pengambilan keputusan, membuat
penilaian dan perkiraan untuk perencanaan dan pengendalian atau analisis
pribadi dilakukan dengan menggunakan komputerisasi.
Dengan informasi sebuah
perusahaan, dalam hal ini perusahaan dapat mengetahui produktivitas dan kinerja
pegawai. Oleh sebab itu didalam sebuah instansi diperlukan sebuah sistem
informasi yang dapat mengolah data dan merangkum data yang berhubungan dengan kepegawaian.
Sistem informasi ini disebut Sistem Informasi Eksekutif (SIE). SIE harus mampu
memenuhi kebutuhan jajaran eksekutif perusahaan.
Kebutuhan informasi
kepegawaian akan semakin kompleks. SIE harus mampu menangani, mengolah dan
merangkum data dari database Sistem Informasi Kepegawaian (SIK). SIE juga perlu
memberikan tingkatan pengguna dalam hal akses terhadap data-data tersebut,
tidak semua mengakses data tertentu dan melakukan perubahan terhadapnya.
Sehingga masing-masing pengguna hanya akan memperoleh hak kuasa terhadap
informasi yang diinginkan. Tugas makalah Sistem Informasi Eksekutif Kepegawaian
sebagai literature dan pengayaan dalam perancangan Sistem Informasi Kepegawaian
sebagai variable utama dalam Sistem Informasi Eksekutif ini untuk menampilkan
informasi yang padat dan tepat.
1.2.
RUMUSAN
MASALAH
1.
Apa
definisi sistem informasi eksekutif?
2. Bagaimana
peran sistem informasi eksekutif pada bidang kepegawaian?
3. Bagaimana
bentuk implementasi sistem informasi eksekutif studi kasus pada badan usaha x
dalam pengangkatan dan pengembangan karir pegawai?
1.3.
TUJUAN
1.
Mengetahui
definisi sistem informasi eksekutif;
2. Mengetahui
peran sistem informasi eksekutif pada bidang kepegawaian;
3.
Mengetahui bentuk implementasi sistem
informasi eksekutif pada badan usaha x.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1.
SISTEM
INFORMASI EKSEKUTIF
2.1.1
Pengertian
Sistem informasi
eksekutif berkaitan dengan perencanaan dan jangka panjang dan berorientasi pada
kesejahteraan perusahaan. Jika tidak ada sistem informasi eksekutif dan hanya
ada sistem informasi fungsional maka manajer puncak hanya akan menerima semua informasi
dari sub sistem-sub sistem funsional dan para eksekutif harus menyarikan dan
mensintetiskan data menjadi suatu bentuk yang berarti bagi mereka.
Sistem informasi
eksekutif membebaskan para eksekutif dari tugas tersebut. Berikut ini pandangan
para ahli tentang apa yang harus dilakukan oleh eksekutif;
1.
Menurut Hendri Fayol, semua manajer
melakukan fungsi-funsi manajemen yang sama merencanakan, mengorganisasikan,
menyusun staf, mengarahkan dan mengendalikan. Perencanaan sangat diperlukan
pada tingkat eksekutif sedangkan fungsi-fungsi lain oleh tingkat yang lebih
rendah.
2.
Menurut Mintzberg, peran-peran manjerial
semua manajer melakukan semua peran tetapi orientasinya berbeda untuk tiap
tingkatan. Salah satu peran keputusan adalah negotiator. Salah satu contoh
seorang manajer puncak berunding dalam menggabungkan usaha dan manajer tingkat
bawah berunding tentang tanggal penerimaan dan pemasok.
Sistem informasi
eksekutif disebut juga
sebagai sistem
pendukung eksekutif. Sistem ini merupakan sistem
eksekutif dalam
|
mengakses
|
informasi eksternal dan
|
Internal
|
|||
yang
|
berguna
|
untuk mengindentifikasi masalah.
|
Pemakai
|
|||
yang
|
awam
|
dengan
|
komputer
|
pun tidak
|
Sulit
|
|
mengoperasikannya karena sistem
dilengkapi antarmuka
|
Yang
|
|||||
sangat memudahkan pemakai untuk menggunakannya.
|
||||||
Sistem Informasi Eksekutif adalah suatu sistem yang
menyediakan informasi bagi Eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan,
informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian dan
memudahkan serta mendukung keterangan dan pembuatan keputusan kebutuhan dari
eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap keduanya internal
dan eksternal keterangan relevan untuk bertemu gol strategis dari organisasi.
Ini biasanya dipertimbangkan sebagai satu bentuk dikhususkan dari satu sistem
mendukung keputusan (DSS).
Sistem informasi eksekutif (EIS = Executive
information system) merupakan salah satu sistem informasi yang sangat
dibutuhkan untuk manajerial perusahaan saat ini. sistem informasi eksekutif
diperuntukkan bagi top- level management dalam mengontrol dan mengawasi kinerja
perusahaan yang dipimpinnya secara ringkas, terintegrasi, mudah dipahami, dan
dalam berbagai tingkatan rincian. Salah satu bagian perusahaan yang memegang
peranan penting tersebut adalah bidang kepegawaian, di-mana pengambilan
keputusan yang cepat dan tepat oleh pemegang kepentingan diharapkan dapat
membawa perusahaan ke tingkat performansi yang lebih tinggi (Obrien2006:457).
Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah suatu sistem
yang memberikan informasi kepada manajer di tingkat yang lebih tinggi atas
kinerja perusahaan secara keseluruhan.Informasi dapat diambil
dengan mudah dan dalam berbagai tingkat
rincian (McLeod, 2006). Berikut ini merupakan gambar model SIE;
Gambar : Model SIE
2.1.2 Konsep dasar sistem informasi eksekutif
Para eksekutif
membangun SIE atas dasar konsep-konsep manajemen. Ada 3 konsep, yaitu:
faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factors), management by
exception, dan model mental. Dengan Penjelasan sebagai berikut :
a. Faktor Penentu Keberhasilan (Critical
Success Factor)
hal-hal (factor) yang
menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis kegiatan organisasi.
Faktor-faktor ini dalam setiap perusahaaan berbeda-beda tergantung dari
kegiatan yang dilakukan. Tahun 1961 D. Donald Daniel dari McKinsey &
Company menciptakan faktor-faktor keberhasilan. Faktor-faktor ini bervariasi
dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Untuk industri kendaraan bermotor, CSF
(critical success factors) yang diyakini adalah model, jaringan dealer yang
efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang efisien. Sebagai contoh
misalnya sebagai berikut CSF dari
industri asuransi jiwa adalah
pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administratif, dan
inovasi menciptakan produk-produk asuransi;
b. Management by Exception (MBE)
Perbandingan antara
kinerja yang direncanakan dengan kinerja actual. Sehingga informasi dapat
langsung didapat dan digunakan untuk menyelesaikan setiap permasalahan seperti
perangkat lunak SIE yang dapat mengidentifikasi perkecualian-perkecualian
secara otomatis dan membuatnya diperhatikan oleh eksekutif;
c. Model Mental
Peran utama SIE adalah
membuat sintesis, atau menyarikan data dan informasi bervolume besar untuk
meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut pemampatan informasi
(information compression) dan menghasilkan suatu gambaran atau model mental
dari operasi perusahaan. Tahun 1973, P.N. Johnson – Lavid menciptakan istilah
model mental, yakni “memungkinkan perorangan untuk membuat penilaian dan
perkiraan, untuk memahami fenomena, untuk memutuskan tindakan yang perlu
diambil dan untuk mengendalikan pelaksanaannya dan di atas semuanya untuk
mengalami kejadian melalui pengganti (proxy).
2.1.3 Karakteristik sistem informasi eksekutif
Sistem informasi
eksekutif mempunyai beberapa karakteristik khusus. Menurut Turban (2001),
karakteristik sistem informasi adalah sebagai berikut:
1. Drill Down
Salah satu kemampuan dari sistem informasi eksekutif
yang paling berguna adalah menyediakan detil
dari informasi yang telah diringkas.
Dengan drill downpara eksekutif dapat menilai dari gambaran sekilas dan
kondisinya;
2. CSF (Critical Succes Factor)
Menyajikan informasi
untuk factor yang paling kritis dan apakah tujuan perusahaan sesuai dengan target
yang direncanakan sebelumnya;
3. Status Access
Data atau laporan
terakhir dapat diakses setiap saat dengan menggunakan jaringan, informasi yang
penting adalah keterhubungan antara informasi tersebut;
4. Analysis
Pada sistem informasi
eksekutif, kemampuan menganalisis informasi diperlukan. Eksekutif tidak harus
mengambil data secara terus menerus tetapi cukup hanya sekali saja, kemudian
menganalisisnya sesuai dengan apa yang diinginkan;
5. Exception Reporting
Digunakan untuk
membantu eksekutif dalam mengarahkan masalah dan penyimpangan. Jadi, eksekutif
tidak perlu menelusuri setiap detail laporan untuk mengetahui adanya
penyimpangan. Exception Reporting juga dapat digunakan agar eksekutif
memberikan perhatian kepada kinerja paling buruk.;
6. Use of Colors
Pemberitahuan mengenai
hal-hal yang kritis bukan hanya menggunakan angka tetapi juga menggunakan
warna, dengan menggunakan warna dapat memberitahu eksekutif atau pengguna
mengenai masalah-masalah potensial atau masalah-masalah yang harus mendapatkan
perhatian. Contohnya hijau untuk ok,
kuning untuk peringatan dan merah untuk bahaya;
7. Navigation of Information
Navigation of
Informationadalah sebuah kemampuan yang memungkinkan data yang besar dapat
dieksplorasi atau dijelajahi dengan cepat dan mudah;
8. Communication
Eksekutif dapat
berkomunikasi dengan pihak lain melalui email,chatting atau message servicelainnya
yangdialamatkan untuk orang-orang tertentu yang diinginkan oleh eksekutif.
2.1.4
Kelebihan
dan kekurangan sistem informasi eksekutif
1.
Kelebihan
sistem informasi eksekutif, sebagai berikut;
a.
Mempermudah para eksekutif untuk
menggunakan pengalamannya dalam dunia komputer.;
b.
Menyediakan pengiriman tepat waktu dari
keterangan rangkuman perusahaan.;
c.
Keterangan yang disediakan semakin mudah
dimengerti;
d.
Biasanya menawarkan efisiensi untuk
membuat keputusan;
e.
Melakukan penyaringan data untuk
manajemen. Meningkatkan pemeriksaan keterangan;
f.
Dapat Mengakses dan memadukan jangkauan
data internal dan eksternal yang bersifat luas.
2.
Kekurangan
sistem informasi eksekutif, sebagai berikut;
a.
Memiliki fungsi yang terbatas, tidak
dapat melakukan perhitungan kompleks;
c.
Karena sistemnya besar, sehingga sulit
untuk mengaturnya. Pembuatannya harus dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi
eksekutif senior;
d.
Eksekutif mungkin menghadapi beban
terlalu berat untuk membuat keterangannya.
2.2. PERANAN
SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF PADA BIDANG KEPEGAWAIAN
Istilah eksekutif
diterapkan sedikit bebas. Tidak ada garis yang jelas yang memisahkan eksekutif
dari manajer lain. Istilah ini digunakan untuk mengidentifikasi manajer dari
tingkat atas dari hirarki organisasi yang berpengaruh kuat pada sebuah
kepegawaian. Pengaruh ini diperoleh dengan terlibat dalam perencanaan strategis
menetapkan kebijakana pada kepegawaian (Robbins dan Cloulter, 1999).
Pegawai adalah
seseorang yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat
yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri, atau diserahi
tugas lainnya, dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
Peran eksekutif yang
paling utama dalam bidang kepegawaian adalah dalam pengambilan keputusan. Peran
pengambilan keputusan dibedakan menjadi dua tahap, tahap I melibatkan
identifikasi masalah dan peluang. Tahap II melibatkan keputusan tentang apa
yang akan dilakukan untuk masalah tersebut (Turban et al., 2005).
2.3. IMPLEMENTASI
BENTUK SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF STUDI KASUS BADAN USAHA X
Implementasi bentuk
sistem informasi pada studi kasus badan usaha x dalam pengangkatan dan
pengembangan karir pegawai. Permasalahan yang terjadi pada badan usaha x
terkait dengan produktivitas dan kinerja pegawai
dalam pengangkatan dan pengembangan karir pegawai
adalah data pegawai, data pengembangan karir, serta data kinerja pegawai kurang
terorganisasi dengan baik,. Selain itu Media yang menjadi sarana informasi
selama ini yakni data pegawai yang telah tersimpan dalam database masih
belum terintegrasi dengan data yang lain, dimana data penilaian dan history
kerja pegawai belum tersimpan dalam database. sehingga informasi yang
dapat diberikan kepada pihak eksekutif untuk pengambilan keputusan pengembangan
karir pegawai menjadi kurang akurat.
Terdapat lagi
permasalahan dalam badan usaha x,yakni masalah kurang efektifnya sistem
informasi dalam organisasi pada badan usaha x, yang mana kegiatan organisasi
pada badan usaha x masih dilakukan secara manual seperti sistem pengangkatan
pegawai menjadi pegawai tetap, sistem kenaikan pangkat pegawai, sistem promosi
pegawai, dan sistem mutasi pegawai, hal itu menyebabkan kurang efisiennya
proses organisasi di dalam bidang usaha x , Banyaknya informasi yang diperoleh
tersebut akan berguna dalam kelangsungan hidup organisasi bidang usaha x
tersebut. Besarnya kemampuan untuk mendapatkan informasi yang beragam, maka
perlu untuk melakukan peninjauan kembali terhadap informasi tersebut apakah
masih relevan atau tidak. Peninjauan itu dapat dilakukan oleh pihak eksekutif
sendiri, staff, maupun dengan hasil dari informasi tersebut kemudian dievaluasi
kembali dan kemudian diteruskan ke analis kualitas dan ke analis kuantitas.
Kemudian interpretasi diambil baik oleh pihak eksekutif maupun oleh tim
berdasarkan informasi yang telah diperolah, apabila timbul masalah baru pada
hasil interpretasi tersebut, maka interpretasi tersebut akan dilanjutkan
sebagai input pada fase selanjutnya untuk pengambilan keputusan terhadap
masalah tersebut. Maka dari itu peran SIE disini sangat signifikan karena
sistem Informasi Eksekutif telah terkomputerisasi sehingga data dapat
terorganisir dengan baik serta pencarian data-data juga jauh lebih cepat.
Selain itu Data telah termanajemen dengan baik serta menghasilkan informasi
yang akurat terhadap user yang membutuhkan.
BAB III
PENUTUP
3.1. KESIMPULAN
Sistem Informasi
Eksekutif (SIE) adalah suatu sistem yang memberikan informasi kepada manajer di
tingkat yang lebih tinggi atas kinerja perusahaan secara keseluruhan. SIE pada
bidang kepegawaian yang digunakan pada badan usaha x dalam pengangkatan dan
pengembangan karir pegawai berjalan baik, dengan sistem yang telah
terkomputerisasi sehingga data dapat terorganisasi serta pencarian data-data
juga lebih cepat. Data telah termanajemen dengan baik serta menghasilkan
informasi yang akurat terhadap user yang membutuhkan
14
DAFTAR PUSTAKA
http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/1774/1/DHANI%20MI
RZA%20SAPUTRA-FST.PDF
